学院的教学设备属国有资产，是保证教学、科研等工作顺利开展的基本物质条件。为加强学院仪器设备管理，根据《山东电子职业技术学院固定资产管理暂行办法》中有关规定，结合我院仪器设备的使用管理情况，制定本管理规范。
一、设备与资产管理中心（下称资产中心）作为仪器设备的归口管理部门，对我院的仪器设备实行归口管理。学院的各部、系、分院、及各处、室等行政管理部门是仪器设备的使用单位。
二、 本规范是根据《山东电子职业技术学院固定资产管理暂行办法》对仪器设备（以下简称设备）的增加、购置、接收、验收、入库、记账、变动、移交、维修等仪器设 备的管理工作做出规范，这是对《山东电子职业技术学院固定资产管理暂行办法》中归口管理工作的细化，以便于《山东电子职业技术学院固定资产管理暂行办法》 执行。
三、 设备的增加：使用部门根据部门发展规划和经费预算在充分论证的基础上提出购建计划，由部门资产管理员统一填报物资购置申请单和财务支出审批表，经部门负责 人、学院有关领导签批后进入购置程序。资产中心应对物资清单进行审核，调剂余缺后进行购置。（物资购置申请单样式见附表，其中必填项目有产品名称、型号、 规格、生产厂家或品牌）
四、 设备的接收：设备原则上应直接送达使用部门指定地点，到货后资产中心和使用部门有关人员应即时进行货物接收，对照供货合同对供货产品的包装、名称、规格、 型号、件数、进行查收，查收无误后填报“山东电子职业技术学院设备接收单”，一式三份，供货方、收货部门、资产中心三方签字留底。如发现货物包装有破损、 浸泡或货物名称、型号、规格、材质与合同不符现象应拒绝接收，或及时进行照相取证并通报有关负责人，及时办理退货手续。（山东电子职业技术学院设备接收单 样式见附表，其中货物名称、型号规格、供货单位、供货日期、货物件数、数量/单位、收货部门、存放地点、收货部门接收人签字、供货商签字、设备与资产管理中心签字项目为必填项）
五、设备的验收：
1．直接送达使用部门的仪器设备由设备使用部门资产管理员、使用部门有关设备使用人员和资产中心管理人员共同进行验收，验收工作应在设备送达之日起15个工作日内完成。设备性能指标的检测主要由使用部门有关设备专业使用人员进行检测，检测率应达到100% ，对检测的性能指标应按照设备出厂编号逐台记录。无机身号码的设备应对其外型拍照（2-3个角度），并粘贴标识后进行检测。检测完成后应填写“山东电子职业技术学院设备验收检测记录单”（设备验收记录单最后提交资产中心保存）。验收合格后使用部门资产管理员在资产中心资产管理员的指导下使用“高校固定资产管理系统”填 报山东电子职业技术学院“固定资产验收单”和“固定资产管理卡”（其中固定资产管理卡一式两份，资产中心和使用部门资产管理员各保留一份），并按照验收单 要求提交审核、签批。（“山东电子职业技术学院设备验收检测记录单”、“固定资产验收单”和“固定资产管理卡”样式见附表。验收单栏目中各项均应填报，其 中无明确规格的设备，应在规格栏中填写外型尺寸或主要性能指标、设备配置等；随机资料栏目中填写随机资料、光盘、还应填写无标价的重要附件；各签字栏目 中：验收负责人应由使用部门负责人签字、负责人应由资产中心负责人签字、国资办应由资产中心负责人代签、归口部门管理员应由资产中心资产管理员签字、使用 部门管理员应由使用部门资产管理员签字、财务处应由财务审计处负责人签字。固定资产管理卡中各项均应填写。）
2．由于特殊原因暂时无法确定使用部门的设备，验收工作由资产中心进行检测验收，验收合格后办理有关手续，将设备存入设备周转库。待设备确定使用方向后按照设备变动模式办理移交手续。
六、 设备的入库：办理设备入库手续必须提交物资购置申请单和财务支出审批表、设备购货合同、设备供货发票、设备验收单和固定资产管理卡（特别要注意资产管理卡 中的使用单位和使用人栏目是否填写清楚），经库房管理人员验证无误后给与办理入库手续。（零星设备购置无购货合同的，经使用部门负责人和有关院领导签字认 可的给予办理入库手续。）
七、 设备的变动：设备的使用部门、使用人、使用方向、存放地点、现状、单价出现变动，均作为资产变动处理。使用部门应出具“学院固定资产变动报告单”，提交使 用部门、资产管理中心、财务审计处负责人和院领导审核签批后方可进行变更。（“学院固定资产变动报告单”样式见附表，其中所有栏目均为必填项）
八、设备的账目管理：
1．总分类明细账，由资产管理中心使用“高等学校固定资产管理系统”，按照软件有关条目录入设备信息，其中包括必要的设备外型图像。
2．归口管理部门设备分类明细账：由资产管理中心编制。账目必填项目为：设备名称、规格、型号、生产厂家、出厂编号、单价、供货发票号，使用部门（第一次使用存放部门）、使用保管人（第一次使用保管人）。
3．使用部门设备管理明细账：由使用部门编制。账目必填项目为：设备名称、规格、型号、生产厂家、出厂编号、校内固定资产编号、使用科室、使用保管人。
4．工具管理账：由资产中心编制。其中必填项目为：工具名称、规格、型号、生产厂家或品牌、使用部门、领用人、使用人。（如使用人由部门资产管理员或其他人员代领，应有本人签字认可的书面委托证明，并留档备查）
九、设备的维修：设备送修人员应填写设备维修单，设备维修工作应在设备送修之日起5-20个 工作日内完成，如不能在该期限内完成应向送修方说明原因，找出问题的解决办法。应做到部门内部无滞压的待修设备。设备维修人员应及时填写设备维修单，其中 故障原因，排除方法和更换零配件都是必填内容。设备更换下的大件（如硬盘、内存条、硒鼓等）要存留，并进行登记备查。上门维修要携带上门维修登记手册，作 好维修记录，双方签字备查。（设备维修单仍采用原有式样）
十、设备的清查：资产中心每年至少组织一次对各使用部门设备的清查，清查项目包括：设备使用状况（完好率）、账物对照结果（账账相符、账物相符、账卡相符。）、设备利用率等。根据清查结果，填写书面清查报告单。
十一、设备档案管理：内容包括合同文本、发票复印件、各种设备增加申请报告、设备变动申请报告、固定资产验收单、固定资产管理卡、设备验收检测记录、设备随机资料、光盘、工具领用原始记录单等。同类资料按照年份装订成册，上架管理。
十二、设备库房管理：库房设备应做到上架管理，严格执行设备出入库手续。根据情况每三个月或半年清点库房设备一次，应做到账账相符、账物相符。清查后应向资产中心提供库存设备清单，为设备调剂工作提供必要信息。
山东电子职业技术学院设备与资产管理中心